Offre d’emploi pour le poste d’assistant(e) administratif(ve)

Offre d’emploi pour le poste d’assistant(e) administratif(ve)

Offre d’emploi pour le poste d’assistant(e) administratif(ve) PDF
(f/m)

Temps plein; contrat à durée indéterminée
Lieu : Namur - avec des déplacements
(+- une fois par semaine, vers : Liège, Charleroi et Bruxelles).

Contexte :

La Plateforme pour le Service Citoyen asbl / Platform voor de Samenlevingdienst vzw (www.service- citoyen.be) est une fédération d’organisations qui promeut la mise en oeuvre d’un Service Citoyen pour les jeunes de 18 à 25 ans. Notre objectif est d’aboutir à la création d’une loi cadrant le Service Citoyen en Belgique. À l’image des programmes nationaux existant dans de nombreux pays, il s’agit d’offrir la possibilité à des jeunes de tous horizons de s’engager pendant 6 mois au service de la collectivité (missions de biens communs dans les domaines de l’environnement, l’accès à l’éducation, l’aide aux personnes et la solidarité, l’action humanitaire...) tout en leur dispensant des formations contribuant à leur développement personnel.

Depuis 2011, la Plateforme met en oeuvre des Services Citoyens opérationnels sur l’ensemble du territoire belge. Le Service Citoyen est organisé en « promotion » rassemblant une vingtaine de jeunes de tous horizons et encadrée par deux responsables de promotion. Les jeunes s’engagent pour 6 mois dans un programme alternant temps de missions individuelles (4J/sem.) et temps de formations collectifs (1J/sem.).
La Plateforme pour le Service Citoyen asbl / Platform voor de Samenlevingsdienst vzw existe depuis 10 ans et compte aujourd’hui 32 permanents. Elle dispose d’antennes à Bruxelles, Charleroi, Namur et prochainement à Liège et doit permettre en 2019-2020 à plus de 600 jeunes de réaliser un Service Citoyen, dont les 2/3 au moins en Wallonie.

Fonction :

Assistant(e) Administratif(ve) en Wallonie

Mission :

Sous la responsabilité de la Coordinatrice Administrative et Financière, vous êtes en charge de :

Général - bureaux à Namur, Charleroi, Liège/ appui logistique


o Appui à la gestion des locaux (réservation salles, cartes accès, gestion contrats etc)
o Gestion des stocks, commandes, rangements et contacts avec les « petits » fournisseurs (matériels de bureau, catering de réunions, formations …) en appliquant les règles des marchés publics
o Appui logistique à l’organisation des formations (photocopies, préparation des fardes et du matériel, réservation des salles, réservation de transports, …)
o Classements des contrats et des factures et gestion du courrier
o Préparation et rangement des salles, veille et rangement des espaces
o Permanence téléphonique

Soutien des collègues wallons :

o Appui à la Directrice Operations – Wallonie
o Soutien administratif, logistique et de type secrétariat pour appuyer les coordinateurs et les chargés de partenariat
o Appui à l’installation des nouveaux bureaux à Namur, Charleroi et Liège
Administration des jeunes en Service Citoyen de Wallonie:
o Encodages des données, classements des conventions, gestion d’assurance
o Calcul, vérification, paiement et tenue d’un tableur pour les indemnités et les frais de déplacement de chaque jeune
o Personne de contact si question concernant les indemnités et leurs paiements
o Gestion des aspects administratifs avec l’Onem et Forem

Administration des jeunes en Service Citoyen de Wallonie:

o Encodages des données, classements des conventions, gestion d’assurance
o Calcul, vérification, paiement et tenue d’un tableur pour les indemnités et les frais de déplacement de chaque jeune
o Personne de contact si question concernant les indemnités et leurs paiements
o Gestion des aspects administratifs avec l’Onem et Forem


Administration des employés wallons :

o Personne de contact avec l’assurance en Wallonie.
o Personne de contact pour les notes des frais des employées, volontaire et stagiaires en Wallonie.
o Gestion/verification des données RH, encodage et paiement des salaires
o Soutien aux (nouveaux) employés pour la plupart des questions administratives (encodage dans base de données, transport, heures, règlement de travail,...)
o Suivi de l’installation du personnel sur les questions logistiques (tel, bureau, NAS…)

Vous êtes en contact régulier avec le siège à Bruxelles pour assurer et aligner le fonctionnement administratif de la Plateforme.

Tâches éventuelles :

o Encodage des factures (programme Bob 50)
o Appui à la constitution des rapports financiers relatifs aux différents subsides

Profil :

Nous sommes à la recherche d’un profil qui rassemble les compétences et expériences suivantes :

o Graduat ou étude supérieure en gestion administrative ou en comptabilité
o Trois ans d'expérience pour une fonction équivalente.
o Avoir un bon esprit logico-mathématique, être assez analytique mais aussi avoir une touche de créativité
o Bonne maîtrise des outils informatiques surtout excel
o Faire preuve de précision, d’ordre, de soin, de méthode.
o Bonne gestion du temps et des priorités.
o Excellente connaissance du français (oral et écrit)
o Bonne communication : point central pour informer les collègues et les soutenir avec l’administration. Contact avec nos jeunes en Service Citoyen possible mais pas prioritaire
o Gérer les achats (fournitures pour les bureaux et les formations) en appliquant les marchés publics
o Adhésion aux valeurs de l'asbl et intérêt actif pour le projet de Service Citoyen (www.service-citoyen.be);
o Respect de la déontologie et du secret professionnel

Atouts :

o Experience dans la passation des marchés publics
o Connaissance du néerlandais et de l’anglais
o Connaissance des règles comptables et des logiciels utilisés (Bob 50) pour l’encodage de celle-ci.

Qualités requises :

o Organisé, rigoureux et précis.
o Sens aigu de l’organisation.
o Grande capacité à collaborer en équipe, mais aussi à travailler de manière autonome.
o Ouverture d’esprit ; sensibilité à la dimension interculturelle.
o Contact facile avec les jeunes.

Lieu de travail et régime de travail

o Principalement à Namur (Rue du Nanon 98) avec des déplacements à Bruxelles, Charleroi et Liège (en fonction de besoin, plus ou moins un déplacement par semaine)
o Temps de formation (le premier mois ) : plutôt à Bruxelles
o Temps Plein
o CDI
o Engagement : début septembre 2019

>> Veuillez adresser votre CV et lettre de motivation par email avec pour objet «Assistant Administratif (f/m) Wallonie » à M. Michel van den Hove, Directeur Administration et Finances (jobs@service-citoyen.be) pour le mardi 20 août 2019 au plus tard.
>> Seuls les candidats retenus seront avertis des dates des épreuves.